Как оформляется обложка дела для сдачи в архив личные карточки

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 110-86-37
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 366

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Она обязательна для ведения всеми работодателями см. Личное дело является намного более информативным, чем личная карточка. Рассмотрим их. Обложка папки личного дела является его титульным листом.

Обложку дела лучше сразу оформлять правильно.

Порядок подготовки дел к передаче в архив. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от срока хранения Приказы по личному составу в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. Таким образом, приказы по личному составу необходимо разделять и помещать в разные дела: приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет и приказы организации по личному составу со сроком хранения 5 лет. Приказы по личному составу с различными сроками хранения требуется регистрировать отдельно.

Оформление обложки дела: важна каждая деталь

Активировать демодоступ. Оформление обложки дела - последний и очень важный этап формирования дела. Как сделать это правильно и не пропустить ни одной детали, расскажем в статье. Оформление обложки дела - заключительный этап общей процедуры формирования дела. Поскольку от того, как дело было сформировано, какие документы были в нем сгруппированы, зависит состав информации, выносимый на обложку, то необходимо описать основные моменты формирования дел и группировки в них документов.

Этому будет посвящена первая часть нашей статьи, во второй части мы подробно расскажем, как оформляется обложка дела, какие информационные блоки она содержит и как нужно их заполнять. Если на предприятии действует централизованная форма делопроизводства , то дела формируются службой ДОУ, а если действует смешанная форма, то службой ДОУ совместно с сотрудниками тех отделов, где были созданы данные деловые бумаги. От того насколько правильно сформировано дело, зависит правильность оформления обложки дела.

Поэтому стоит напомнить эти правила:. Группировка различных категорий деловых бумаг в комплексы документов осуществляется согласно правилам, учитывающих особенности каждой категории. Распорядительные документы группируются в отдельные папки согласно их виду: приказы , распоряжения, указания, постановления, решения. Возможно уточнение разновидности приказа по автору: министерство, организация и т. Как известно, приказы бывают трех типов: по личному составу , по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам.

Каждый тип приказа формирует отдельное дело. Протоколы заседаний группируются в папки по критерию авторства протокола коллегия, совещание, совет директоров и т.

Как правило протоколы заседаний готовятся на основании других деловых бумаг: проект решения, повестка дня, доклад. Эти бумаги также помещаются в папку с протоколами в последовательности решаемых вопросов. Утвержденные планы и отчеты группируются в папки отдельно от проектных и расчетных документов по ним. Обратите внимание, что планы и отчеты группируются в папки согласно их содержанию, а не времени разработки и утверждения.

Поясним на примере:. Отчет за год, составленный в году, должен быть подшит в дело года, а не го. Если план является перспективным, то он относится к году начала его действия, в свою очередь отчет о реализации такого плана - к последнему году его действия.

Лицевые счета работников по зарплате группируются в отдельные папки. Внутри дела они сортируются по фамилиям в алфавитном порядке. Статистическая документация, которая накапливается в ходе управленческой деятельности может группироваться отдельно, а может - вместе с другими бумагами по данному вопросу.

Например, в папке находится отчет предприятия по основной деятельности за год. Целесообразно включить в эту папку все виды аналитических и статистических отчетов, иллюстрирующих деятельность предприятия за текущий период.

Переписка также составляет отдельный блок документации. Вопрос, решаемый в ходе переписки представлен в папке в хронологической последовательности: от самых первых бумаг, ставящих проблему до более поздних. Трудовые договоры и личные карточки формируются в отдельные дела и не включаются в личные дела. Порядок сортировки договоров внутри папки - алфавитный. Документы подведомственных организаций , которые поступили в вышестоящую структуру, формируются в отдельные дела.

Для каждой организации - своя папка. Другой вариант - деловые бумаги одного вида, относящиеся к подведомственным структурам, группируются в отдельную папку. Примером может служить папка годовых отчетов филиалов о реализации товара. Подробнее обо всех тонкостях и нюансах формирования дел и группировки деловых бумаг в папках читайте в статье Правила формирования дел.

Когда дело сформировано, все его внутренние компоненты сгруппированы и папка готова к передаче в архив, происходит финальное оформление обложки дела.

В обязательном порядке обложка должна содержать:. Срок хранения. Если дело относится к категории постоянного хранения, то на нем ставиться надпись: "Хранить постоянно". Количество листов дела. Данная информация должна соответствовать данным, представленным на листе-заверителе , находящимся внутри папки ;. Крайние даты компонентов дела они определяются следующим образом: дата самой ранней бумаги является первой крайней датой, дата последней по времени бумаги является второй крайней датой.

Оформление дел". Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Новые правила оформления актов: образцы и примеры.

Ввести код доступа О журнале. А еще Статьи Оформление документов. Оформление обложки дела: важна каждая деталь. Темы: Документооборот Оформление документов. Статьи по теме Протокол общего собрания учредителей ООО: образец Электронный документооборот: пошаговый алгоритм внедрения СЭД Пресс-релиз: как составить документ Общие правила составления и оформления документов.

Из статьи вы узнаете: как происходит формирование дел; как документы группируются в дела; как оформляется обложка дела. Справка Личные дела имеют свою особую последовательность расположения составляющих компонентов: внутренняя опись компонентов дела; заявление о приеме на работу ; анкета; автобиография ; документы, подтверждающие образование; выписки из распорядительных документов о назначении; дополнительные материалы справки и другие бумаги.

Название организации;. Название структурного подразделения;. Номер тома или части дела если дело состоит из нескольких томов или частей ;. Справка Обратите внимание Организация или отдел за период, к которому относятся бумаги, входящие в состав дела, могла изменить свое наименование.

В таком случае старое наименование компании заключается в скобки, а под ним дается новое наименование. Иногда возникает необходимость в качестве приложения включить в состав папки бумаги, выходящие за крайние даты.

Если папка содержит годовые планы или отчеты, то в ее заголовке уже будет указание на год. В таких папках даты могут не указываться. Обычно на обложку дела переносится заголовок, взятый из номенклатуры дел предприятия. Если возникает необходимость, в него могут быть внесены уточнения номера протоколов или приказов. В том случае, если дело состоит из нескольких томов или частей, то общий заголовок должен присутствовать на каждом томе.

Если в папке содержатся копии деловых бумаг, то в заголовке должно быть это указано. Специальных указаний на подлинность деловых бумаги делать не следует. Если дела, сформированные на вашем предприятии, впоследствии будут переданы в государственный или муниципальный архивы, то на обложке дела необходимо предусмотреть место для названия того архива, в который бумаги будут переданы. Формирование дел и оформление обложки осуществляется после окончания того календарного года, в который они были созданы.

Передача дел в архив предприятия происходит в соответствии с описью дел. Важное в октябре Как погасить конфликт с шефом, чтобы не разругаться окончательно 10 перечней, которые упростят вашу работу с документами Как правильно подать чай и кофе и каких ошибок важно избегать Что вы должны знать о печатях и штампах, чтобы организовать работу с ними Работодателей обяжут открывать в компании здравпункты Уничтожать персональные данные будут по новым правилам Как предвосхищать потребности руководителя и действовать на опережение.

Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы не получаете обратную связь на ваши письма? Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных.

Вопрос - ответ Отвечаем на Ваши вопросы Какие реквизиты используются при оформлении приказов по основной деятельности? Проекты приказов по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации в структурных подразделениях организации, оформляются на специальном бланке и содержат следующие реквизиты Недавно устроилась секретарем в компанию, где передо мной встала задача наладить документооборот Подскажите, как правильно начать формировать локальную нормативную базу и какие нормативные документы мне в этом помогут?

Читайте ответ на вопрос. Новости по теме. Кадровый документооборот упростят. Как учитывать расходы, подтвержденные электронным билетом. Этот отчет нужно сдать до 21 октября. Роструд разрешил креативить в заявлениях об увольнении. Как уничтожить копию документа, которую включили в личное дело. Статьи по теме. Протокол общего собрания учредителей ООО: образец. Электронный документооборот: пошаговый алгоритм внедрения СЭД. Пресс-релиз: как составить документ. Общие правила составления и оформления документов.

Вопросы по теме.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

Думаю, ни для кого не секрет, что процесс этот чрезвычайно сложный, во многом даже болезненный: передаются основные средства, выплачивается задолженность поставщикам и подрядчикам, осуществляются окончательные расчеты с персоналом по оплате труда, а также иные предусмотренные им по законодательству выплаты; сверка отчетности с налоговым органом, и т. И вместе со всеми перечисленными мероприятиями этой громоздкой процедуры одним из значительных является передача архива предприятия в организацию , которая обеспечит его хранение. Проблема сохранения той части архива, которая касается дел по личному составу, главным образом затрагивает кадровиков. Но прежде чем рассказать, каким образом осуществляется процесс передачи дел, обратимся к действующему законодательству. Архивное законодательство о передаче документов при ликвидации предприятий.

Передача личных карточек работников на архивное хранение

Активировать демодоступ. Оформление обложки дела - последний и очень важный этап формирования дела. Как сделать это правильно и не пропустить ни одной детали, расскажем в статье. Оформление обложки дела - заключительный этап общей процедуры формирования дела. Поскольку от того, как дело было сформировано, какие документы были в нем сгруппированы, зависит состав информации, выносимый на обложку, то необходимо описать основные моменты формирования дел и группировки в них документов.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Передача личных карточек работников на архивное хранение. Личная карточка - документ, содержащий персональные данные работника. Согласно существующим требованиям личная карточка сотрудников организациями всех форм собственности, являющимися источниками комплектования государственных муниципальных архивов, в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта рекомендация может быть использована негосударственными организациями, осуществляющими хранение документов по кадрам. В статье рассмотрены особенности оформления сдаточной описи на весь комплект дел по личному составу за конкретный год вместе с приказами по личному составу, личными делами и другими документами по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, а также частный случай этой практики - оформление описи личных карточек для сдачи в архив в случае, если за год уволился только один человек. Личные карточки относятся к унифицированным формам документов первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Личная карточка содержит персональные данные сотрудника дата и место рождения, образование, место жительства и т. В течение трудовой деятельности работника в личную карточку вносятся сведения о назначении его на должность, перемещениях по должности, отпусках, увольнении.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. Пономарева

Обложка дела – образец оформления

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

Акция месяца 8 88

Купить систему Заказать демоверсию. Требования к оформлению дел, принимаемых в архив.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Если не в личном деле, то где хранить документы по работнику? – Елена А. Пономарева
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 3
  1. Лада

    Штрафы были копеечные, проще было попасть на потери в пару литров товара и копеечный штраф, чем сориться с ментами, не открывая дверь, со всеми вытекающими последствиями.

  2. Глеб

    К сожалению на сегодняшний день это единственная лазейка в законе, если будет, что-то новое обязательно запишу видео.

  3. Агафон

    Тут много долго рассуждать, а дальше что? Где же люди которым не пофиг это все? 450 сидит и не у одного не аукнется за свою страну, не обидно за свою нацию, сами же аналогичной ДНК и что что там у них, только за свою жопу аукается и как ухватить побольше, пока не выгнали. Это не налоги, а скорее как тест на сколько можно зажать тиски и есть ли грань? И смеются походу .

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных